SERANG, BANTENINTENS.CO.ID – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Banten, dorong record center penataan arsip vital di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemprov Banten.
Hal ini sebagai upaya tertatanya arsip yang dapat menujang kinerja pelayanan publik. Soalnya arsip merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi.
Terlebih, arsip juga menjadi tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan serta bahan pertanggungjawaban kinerja organisasi.
Kepala DPK Provinsi Banten Usman Asshiddiqi Qohara mengatakan, Kata dia, penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel tidak mungkin tercipta tanpa penyelenggaraan kearsipan yang baik. Begitu juga pelaksanaan kebijakan publik di masing-masing OPD akan terhambat karena kurang tertatanya arsip dinamis, baik aktif maupun in-aktif.
Apalagi, secara umum kesadaran OPD akan pentingnya pengelolaan arsip masih rendah. Penumpukan arsip dan barang-barang non-arsip lainnya masih banyak didapati.
“Hal ini akan memperbesar kemungkinan rusak atau hilangnya aset organisasi, serta bocornya informasi penting dan rahasia negara kepada pihak-pihak yang tidak semestinya,” katanya, Kamis (13/4/2023).
Dijelaskan, penataan arsip dinamis tidak bisa lepas dari fungsi records center sebagai tempat penyimpanan arsip in-aktif yang sebelumnya. Tercipta sebagai arsip aktif sebagai dasar operasional kegiatan-kegiatan.
“Arsip in-aktif merupakan bukti penting pertanggungjawaban pemerintahan. Oleh karena itu, dalam melaksanakan penataan arsip, setiap unit kearsipan perangkat daerah wajib menciptakan dan memfungsikan tempat penyimpanan arsip atau records center,” ujarnya.
OPD diharapkan bisa menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta menjamin ketersediaan arsip yang dibutuhkan dengan benar, cepat dan tepat.
Selain menyiapkan records center, perangkat daerah juga harus menyiapkan SDM yang mampu dan kompeten dalam bidang kearsipan.
“Salah satu langkah yang dilakukan adalah melalui kegiatan rapat persiapan penataan arsip dinamis di records center OPD, sehingga diharapkan dapat melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik,” papar Usman.
Selain itu, para pengelola arsip yang secara resmi ditunjuk masing-masing OPD diharapkan fokus dalam melaksanakan tugasnya dan tidak dibebani banyak tugas-tugas lain, selain tugas pokok sebagai pengelola arsip.
Menurutnya, arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam yang memiliki fungsi dan kegunaan signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara.
Untuk itu, pelaksanaan fungsi manajemen arsip harus dikelola dalam sistem manajemen arsip dinamis yang merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip.
“Seluruh lembaga negara dan badan pemerintah baik pusat maupun daerah tidak terkecuali di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten,” kata Usman.
Dalam rangka melaksanakan tugas sebagai lembaga kearsipan daerah yang mempunyai fungsi pembinaan di bidang kearsipan, DPK Banten telah melakukan rapat persiapan penataan arsip dinamis konvensional OPD di Lantai II Aula DPK Provinsi Banten pada Rabu 22 Februari 2023.
Hal itu untuk melakukan bantuan yang bersifat teknis dan intensif kepada OPD di Provinsi Banten yang kondisi kearsipannya yang masih minim.
Tujuannya adalah untuk menciptakan pengelolaan kearsipan OPD yang sistematis dan terkendali. Ini guna menghindari terjadinya salah urus atau miss management arsip yang dapat mengakibatkan permasalahan administratif.
“Kegiatan rapat persiapan penataan arsip dinamis konvensional OPD dilaksanakan sebagai upaya untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran tentang pengelolaan arsip dinamis yang sesuai dengan prosedur yang berlaku, baik undang-undang, peraturan daerah maupun peraturan gubernur,” ujar Usman. (Red)
